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Une facture échue depuis trois semaines, un client qui ne répond plus, et la relance qu’on repousse parce qu’elle est désagréable à écrire. Dans une petite entreprise, les impayés tiennent souvent moins à la mauvaise foi qu’à l’absence de suivi : personne n’a relancé au bon moment. Automatiser les relances règle ce problème-là. Pas tous les autres.
L’essentiel
- La relance n’est pas une obligation légale, mais c’est la première étape du recouvrement amiable et elle est souvent suffisante quand l’impayé vient d’un oubli.
- Entre professionnels, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € sont dues de plein droit, à condition d’être mentionnées dans vos conditions générales de vente et sur vos factures.
- L’automatisation est utile pour les relances régulières ; la mise en demeure et le litige restent des décisions humaines.
- Un impayé lié à un désaccord ne se relance pas : il se règle d’abord avec le client.
Avant toute relance : vérifier ses factures et ses CGV
Une relance s’appuie sur une facture correcte. Trois vérifications évitent la plupart des contestations.
- Le délai de paiement figure sur la facture et dans vos CGV. Entre professionnels, il est en principe de 30 jours après la livraison ou la prestation ; un délai plus long peut être convenu dans les limites prévues par la loi (60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois sous conditions), et certains secteurs ont des délais spécifiques.
- Les pénalités de retard sont mentionnées. Leur taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Le taux de référence recommandé est celui de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, soit 12,40 % pour le second semestre 2026 selon Service Public.
- L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est mentionnée. Elle s’applique une fois par facture payée en retard, même en cas de paiement partiel, et n’est pas soumise à la TVA.
Ces règles concernent les ventes et prestations entre professionnels. Pour un client particulier, le paiement est généralement exigible immédiatement, et le régime des pénalités n’est pas le même : faites-vous confirmer vos mentions par votre expert-comptable ou un juriste.
Bonne nouvelle : entre professionnels, les pénalités de retard s’appliquent sans qu’il soit nécessaire d’envoyer un rappel ni une mise en demeure. Vous pouvez donc les mentionner dès la première relance, sans agressivité.
Le calendrier de relance à automatiser
Voici une séquence type, à adapter à votre activité et à la relation avec chaque client. Les jours sont comptés à partir de la date d’échéance.
| Moment | Canal | Ton et contenu | Automatisable ? |
|---|---|---|---|
| J-3 | Rappel courtois de l’échéance à venir, facture jointe, moyens de paiement | Oui | |
| J+3 | « Sauf erreur de notre part » : signalement neutre du retard, facture jointe | Oui | |
| J+10 | E-mail, puis appel | Relance ferme, rappel des pénalités et de l’indemnité prévues aux CGV, demande de date de paiement | E-mail oui ; l’appel peut être confié à un humain ou à un agent |
| J+20 | Dernière relance amiable, annonce de la mise en demeure à défaut de règlement | Oui, après validation | |
| J+30 environ | Lettre recommandée avec accusé de réception | Mise en demeure | Non : décision humaine |
Deux règles de bon sens : arrêtez la séquence dès qu’un paiement est enregistré, et suspendez-la dès que le client conteste ou signale un problème. Une relance automatique envoyée à un client qui vient d’appeler pour un litige abîme la relation pour rien.
Trois modèles de messages
Relance n° 1, juste après l’échéance
« Bonjour Madame Martin, sauf erreur de notre part, la facture n° 2026-118 d’un montant de [montant], échue le [date], n’a pas encore été réglée. Vous la trouverez en pièce jointe. Si le paiement est en cours, merci de ne pas tenir compte de ce message. Bien cordialement. »
Relance n° 2, plus ferme
« Bonjour Madame Martin, la facture n° 2026-118 reste impayée à ce jour malgré notre précédent message. Conformément à nos conditions générales de vente, ce retard entraîne l’application de pénalités de retard et d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Pouvez-vous nous indiquer la date à laquelle le règlement sera effectué ? »
Relance n° 3, dernière relance amiable
« Bonjour Madame Martin, sans règlement de la facture n° 2026-118 d’ici le [date], nous serons contraints de vous adresser une mise en demeure. Nous restons disponibles pour convenir d’un échéancier si vous rencontrez une difficulté. »
Proposer un échéancier n’est pas un aveu de faiblesse : face à une difficulté passagère, c’est souvent la voie la plus rapide pour être payé.
La mise en demeure : quand et comment
Si les relances restent sans effet, Service Public recommande de ne pas multiplier les rappels et de passer à la mise en demeure. Elle n’est pas obligatoire dans tous les cas, mais elle formalise votre demande et sert de pièce justificative pour la suite. Elle peut prendre trois formes :
- une lettre recommandée avec accusé de réception rédigée en termes clairs et formels (montant, facture concernée, délai accordé, suite envisagée) ;
- une sommation de payer délivrée par un commissaire de justice, plus impressionnante pour le débiteur mais payante ;
- une clause du contrat prévoyant que le débiteur est mis en demeure par la seule arrivée de l’échéance.
C’est le moment où l’automatisation s’arrête. La décision d’envoyer une mise en demeure engage la relation commerciale et prépare une éventuelle procédure : elle doit être prise par vous, dossier en main.
Si le client ne paie toujours pas
Plusieurs voies existent, décrites sur Service Public :
- la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances, menée par un commissaire de justice, pour une dette de 5 000 € maximum intérêts compris, à condition que le débiteur accepte d’y participer ;
- l’injonction de payer, demandée au juge par requête écrite, sans audience, pour une créance certaine, d’un montant déterminé et arrivée à échéance ; pour une dette commerciale, la demande va au président du tribunal de commerce et peut être faite en ligne ;
- le recours à une société de recouvrement, qui a un coût.
Dans tous les cas, gardez une trace de chaque relance : date, canal, contenu. C’est l’un des bénéfices les plus concrets d’une relance automatisée.
Ce que fait Samy, le copilote financier d’Agentova
Chez Agentova, le suivi des factures est confié à Samy, le copilote financier. D’après sa page, il prépare, envoie et classe vos devis et factures ; il relance les impayés poliment, au bon rythme, jusqu’au paiement ; il suit votre trésorerie et vous prévient avant un creux ; et il prépare un point mensuel (chiffre d’affaires, marge, dépenses). Vous réglez avec lui les délais de paiement, le ton des relances et les seuils d’alerte.
Deux garde-fous sont écrits noir sur blanc : son accès à votre compte bancaire se fait en lecture seule (il ne peut ni payer ni virer d’argent), et tout ce qui engage une dépense passe par votre validation. Pour brancher vos outils, le catalogue d’intégrations d’Agentova (plus de 3 000) liste notamment Pennylane et Stripe ; vérifiez la présence du vôtre avant de commencer.
Samy est l’un des neuf agents de l’équipe, tous inclus dans chaque offre (à partir de 60 € par mois en paiement annuel, 7 jours d’essai gratuit). Pour comprendre ce qu’un employé IA peut prendre en charge au-delà des relances, et où s’arrête son rôle face à votre expert-comptable, voyez aussi notre page sur l’agent IA en comptabilité.
Quand ne pas automatiser
- Le client conteste la facture. Prestation jugée incomplète, erreur de montant : réglez le désaccord avant toute relance.
- Le client est en difficulté connue. Une relance standard à un partenaire de longue date qui vous a prévenu d’un retard est contre-productive : appelez-le.
- Vos factures ou vos CGV sont incomplètes. Relancer des pénalités qui ne figurent nulle part expose à une contestation, et l’absence de ces mentions peut elle-même être sanctionnée.
- Le montant ou l’enjeu est important. Au-delà d’un certain seuil, que vous fixez, chaque étape mérite votre relecture.
Questions fréquentes
Combien de relances avant la mise en demeure ?
Aucune règle n’impose un nombre. Deux à trois relances espacées suffisent généralement ; au-delà, Service Public conseille de passer à la mise en demeure plutôt que de multiplier les rappels.
Dois-je réclamer les pénalités à chaque fois ?
Elles sont dues entre professionnels, mais vous pouvez choisir de ne pas les réclamer pour préserver une relation. L’important est que la décision soit la vôtre, et cohérente d’un client à l’autre.
Une relance automatique peut-elle partir par SMS ?
C’est possible avec de nombreux outils. Réservez-la aux clients qui ont communiqué leur numéro pour ce type d’échange, et gardez un ton aussi sobre que dans un e-mail.
Sources
- Service Public Entreprendre, « Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard », vérifié le 7 août 2026.
- Service Public Entreprendre, « Recouvrement amiable : relance et mise en demeure de payer », vérifié le 27 novembre 2024.
- Service Public, « Recouvrement de dettes en France : injonction de payer et procédure simplifiée », vérifié le 1er septembre 2026.
Cet article donne des repères généraux et ne remplace pas le conseil d’un expert-comptable ou d’un juriste sur votre situation.
